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Les fondations invisibles : l'administratif

Dans l'épisode 1, on expliquait pourquoi une équipe de cinq a tout intérêt à se doter d'une vraie fonction RH. On commence maintenant par les fondations.

Quand on est cinq, la première réaction face à l'administratif RH, c'est souvent : « on est trop petits pour se prendre la tête avec ça. »

C'est faux. Et c'est même un piège.

Parce que les obligations, elles, ne comptent pas les têtes. Un DUERP (Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels) est obligatoire dès le premier salarié. Les affichages, les registres, la conformité : tout ça s'applique à une équipe de cinq presque comme à une entreprise de 400. La seule différence, c'est que lorsqu'on est une TPE, il n'y a souvent personne dont c'est le métier, alors ça passe facilement à la trappe.

Chez Rix, on a fait le choix inverse : traiter ces fondations avec le même sérieux qu'une grande structure. Voici comment.

Le défi : la rigueur d'une grande boîte, à l'échelle d'une petite

Un·e DevOps le sait mieux que quiconque : ce sont les fondations invisibles qui font tenir tout le reste. Une infra mal posée finit toujours par lâcher au pire moment.

L'administratif RH, c'est exactement pareil, sauf que le « pire moment », c'est un contrôle, un accident, ou une question à laquelle on ne sait pas répondre.

Le défi, à cinq, n'était donc pas d'abattre une montagne de dossiers. C'était de mettre en place une vraie rigueur là où la petite taille pousse naturellement à l'improvisation. Et sur ce point, Rix bénéficie d'un atout que peu d'entreprises de sa taille ont : elle n'est pas seule. Au sein du groupe Treelogie, et en partageant le quotidien d'Elao, Rix peut s'appuyer sur une fonction RH déjà structurée plutôt que de tout réinventer dans son coin.

Ce que j'ai mis en place

Assurer la conformité. C'est le socle, et il ne se négocie pas avec la taille de l'équipe :

• le DUERP : le document qui recense les risques professionnels auxquels les collaborateur·rice·s sont exposés (psychologiques, physiques...), afin de définir les actions de prévention pour les protéger. Le construire, l'ancrer dans la réalité d'un métier tech, et le faire vivre ;
• les affichages obligatoires : identifier ce que la loi impose réellement et le tenir à jour ;
• le reste du socle réglementaire qu'une entreprise doit tenir quel que soit son effectif.

Être en règle, ce n'est pas de la paperasse pour la paperasse. Côté entreprise, ne pas l'être, c'est s'exposer à des sanctions, des amendes, voire à une responsabilité engagée en cas de problème. Côté collaborateur·rice·s, c'est l'assurance que leurs droits sont respectés et que leur santé comme leur sécurité sont réellement prises en compte. À cinq, c'est justement le sujet qu'on oublie le plus vite.

Centraliser les documents RH dans le SIRH, le système d'information qui gère les ressources humaines. La signature électronique n'a rien de nouveau, mais elle vit trop souvent sur un outil isolé : on signe d'un côté, puis on récupère le fichier pour le reclasser à la main. Autant de gestes manuels et de fichiers qui finissent par s'éparpiller.

On a donc tout ramené au même endroit : contrats et documents RH se génèrent, se signent et se conservent directement dans le SIRH. Le résultat parlera à n'importe quel·le DevOps allergique aux tâches répétitives :

• plus de reclassement manuel : le document signé se range tout seul dans le dossier du·de la collaborateur·rice ;
• génération quasi automatique : les modèles se pré-remplissent avec les informations déjà présentes dans l'outil, sans ressaisie.

Moins de gestes, moins d'erreurs, plus de traçabilité. Exactement l'état d'esprit qu'on applique à une bonne infra.

Ce que j'en retiens

Une équipe de cinq mérite la même rigueur RH qu'une équipe de 40. Les obligations sont les mêmes, les enjeux humains aussi, seul le volume change.

Et il y a un avantage que je mesure chaque jour : en s'appuyant sur la structure déjà en place au sein de Treelogie, Rix accède à une vraie fonction RH sans avoir à en supporter tout le poids seule. C'est là toute la force d'appartenir à un groupe tout en restant une petite équipe agile.

Une fois ces fondations posées et fiables, on arrête de s'en inquiéter et on peut enfin se concentrer sur ce qui compte vraiment : les personnes.

Dans le prochain épisode, on passe au sujet qui cristallise le plus de questions dans une petite structure : la paie.

À suivre. 👋